ЕГАИС — ключевой инструмент контроля за оборотом алкогольной продукции в России. Система позволяет отслеживать каждую единицу товара от производителя до конечного потребителя.
Для участников розничной торговли и общепита одним из самых важных элементов работы с ЕГАИС является управление остатками. Именно от точности учета зависит корректность деклараций, отсутствие штрафов и стабильная работа бизнеса.
Неправильно отраженные или забытые остатки могут привести к искажению отчетности, сбоям при продаже и вопросам от контролирующих органов. В 2025 году порядок учета остатков остался прежним, но требования к точности и полноте данных стали выше.
Что такое остатки в ЕГАИС
Под остатками в ЕГАИС понимается количество алкогольной продукции, находящееся в распоряжении организации на конкретной торговой точке или складе. Эти данные должны совпадать с физическим наличием и быть подтверждены электронными операциями: приемками, списаниями, перемещениями и продажами.
Все движения алкоголя в рознице фиксируются автоматически, если оборудование и программы корректно настроены. Однако человеческий фактор, сбои и ошибки в документах могут привести к разногласиям между фактическим и цифровым остатком, поэтому можно произвести выравнивание остатков
Как остатки формируются
Остатки в ЕГАИС формируются из следующих операций:
- приемка продукции от поставщика через электронную накладную;
- возврат товара поставщику (уменьшает остаток);
- списание по причинам: порча, утрата, истечение срока;
- реализация продукции через кассу с передачей данных в систему;
- внутренние перемещения между точками учета.
Каждое изменение должно сопровождаться подтвержденным документом в системе. Никаких «ручных» правок или корректировок без основания быть не должно.
Где смотреть остатки
Для розничной торговли остатки отображаются в личном кабинете ЕГАИС, а также в интегрированной учетной системе (например, СБИС, 1С, Айтида и др.). Важно различать два типа остатков:
- физические — то, что реально находится в магазине;
- учетные (в ЕГАИС) — то, что числится по системе.
Основная задача предприятия — добиться полного соответствия между этими показателями. Разница между фактом и системой может быть квалифицирована как нарушение правил учета.
Инвентаризация и сверка
Рекомендуется проводить регулярную инвентаризацию остатков с сопоставлением с данными ЕГАИС. При выявлении расхождений действовать следует по обстоятельствам:
- если товар числится в ЕГАИС, но отсутствует физически — оформить списание остатков актом списания и указанием основания;
- если есть физически, но не числится — проверить корректность приемки, возможно, товар не был подтвержден;
- при пересортице — оформить корректировку через соответствующие документы (сверка, перемещение).
Инвентаризация — это не только формальность. Это способ восстановить достоверность учета и избежать административной ответственности.
Распространенные ошибки
При работе с остатками в ЕГАИС чаще всего возникают следующие проблемы:
- не подтверждена приемка от поставщика — продукция не попала в остатки;
- реализован товар до приемки — система фиксирует минусовой остаток;
- не оформлены списания при порче или истечении срока — остаток не уменьшается;
- повторная приемка одной и той же накладной — завышенный остаток;
- возврат не оформлен в системе — товар числится, хотя был отгружен обратно.
Избежать ошибок помогает внедрение внутреннего регламента и контрольный лист при каждой операции.
Как работать с остатками правильно
Чтобы работа с остатками не вызывала проблем, стоит соблюдать следующие рекомендации:
- подтверждать все поставки своевременно — не позднее дня приемки;
- проводить регулярную сверку остатков — минимум раз в месяц;
- фиксировать списания по каждому случаю: бой, просрочка, возврат;
- использовать автоматизированную учетную систему, синхронизированную с ЕГАИС;
- назначить ответственного за учет алкогольной продукции и проводить обучение персонала.
Дополнительно можно вести внутренний журнал движения остатков, чтобы отслеживать расхождения и тренды.
Инструменты для работы
Для удобной работы с остатками потребуется:
- доступ к личному кабинету ЕГАИС;
- установленный на торговой точке УТМ для связи с сервером ФСКАТР;
касса, передающая данные в систему; - ПО с интеграцией (1С, СБИС, Трактиръ и др.);
- квалифицированная электронная подпись для подтверждения операций.
Также полезны 2D-сканеры, позволяющие считывать маркировку и упростить процесс сверки.
Ответственность за ошибки
Неверные остатки в системе могут быть расценены как нарушение учета алкогольной продукции. В соответствии с КоАП РФ предусмотрены следующие штрафы:
- для ИП — от 10 000 до 20 000 рублей;
- для юридических лиц — от 20 000 до 200 000 рублей;
- в ряде случаев — конфискация продукции и приостановка деятельности.
Кроме штрафов, накопленные ошибки в остатках затрудняют сдачу деклараций, инвентаризации и могут привести к блокировке торговой точки в ЕГАИС.
Работа с остатками при закрытии точки
Особый порядок предусмотрен при ликвидации торговой точки или прекращении лицензии. В этом случае необходимо:
- оформить списание остатков с указанием причины;
- в системе отразить прекращение деятельности;
- сдать окончательную декларацию;
- передать нереализованные остатки другому лицу (с лицензией) или вернуть поставщику.
При закрытии игнорировать остатки нельзя — в противном случае за вами будут числиться неучтенные партии.
Заключение
Работа с остатками в ЕГАИС — это фундаментальная часть учета алкогольной продукции. Она требует внимательности, точности и системного подхода. Ежедневные сверки, фиксация всех операций, автоматизация и внутренний контроль позволяют избежать проблем с контролирующими органами и минимизировать потери.
Совпадение данных в системе и фактических остатков — залог уверенности в работе. А прозрачный товароучет — это защита бизнеса, лицензии и репутации на рынке.